Datenschutzrichtlinie für Kandidaten und Bewerber zur Besetzung von Fach- und Führungspositionen

1. Vorwort

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit. Weil wir Ihre Privatsphäre respektieren und schützen, informieren wir Sie nachfolgend ausführlich über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und wie Sie uns bei Fragen zum Datenschutz erreichen. Zum Download steht unsere Datenschutzrichtlinie als PDF für Sie bereit.

1.1 Wer sind wir?

Die CHIKATO Sales + Recruitment Consulting GmbH (nachfolgend „CHIKATO“ genannt) ist ein privatwirtschaftliches Unternehmen mit Sitz in Hamburg, das im deutschsprachigen Raum agiert.

Im expliziten Kundenauftrag rekrutieren wir Fach- und Führungskräfte für konkret spezifizierte Vakanzen.

1.2 Wer ist die verantwortliche Stelle im Sinne der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)?

Als verantwortliche Stelle ergreifen wir, die

CHIKATO Sales + Recruitment Consulting GmbH
Dreistücken 21
D – 22297 Hamburg

alle gesetzlich erforderlichen Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder generell zu unserem Umgang mit Ihren persönlichen Daten erreichen Sie uns unter o.g. Adresse sowie per E-Mail unter datenschutz@chikato.de

2. Für wen gilt diese Datenschutzrichtlinie?

Wenn wir personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das im Klartext, dass wir diese z.B. erheben, speichern, nutzen, übermitteln oder löschen.

In dieser Datenschutzrichtlinie geht es dabei um personenbezogene Daten von Kandidaten und Bewerbern, mit denen wir in Dialog treten zur Besetzung von Stellen im Kundenauftrag.

3. Welche personenbezogenen Daten erheben wir von Ihnen?

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie mit uns als Bewerber in Kontakt treten, das heißt insbesondere, wenn Sie

  • sich für unsere Dienstleistungen interessieren,
  • sich um Stellen bewerben oder Initiativbewerbungen an uns richten und
  • sich dazu per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular unserer Website an uns wenden oder
  • wenn Sie im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen unsere Dienstleistungen nutzen.

Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten erhoben werden (beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis über unser Kontaktformular. Diese Daten geben wir ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weiter.

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. be Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist somit nicht möglich.

Zur Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Im Rahmen unserer Kandidatensuche für Fach- und Führungspositionen unserer Auftraggeber) verarbeiten wir außerdem personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen. Die personenbezogenen Daten von Kandidaten generieren wir zulässigerweise, z.B. über soziale Business-Netzwerke (sog. Karrierenetzwerke) wie XING.com und LinkedIn.com sowie gelegentlich über weitere Karrierenetzwerke.

Gelegentlich inserieren wir im Kundenauftrag Stellenanzeigen in relevanten Medien, z.B. in Online-Jobbörsen. Daraus resultierende Bewerbungen erreichen uns per E-Mail, in denen die Bewerber ihre personenbezogenen Daten freiwillig übermitteln. Auf unserer Website stellen wir kein Bewerberformular bereit, sondern knüpfen Erstkontakt mit Kandidaten und Bewerbern ausschließlich über die zuvor beschriebenen Wege.

Folgende personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir von Ihnen:

  • Persönliche Identifikationsangaben:
    z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Festnetz- bzw. Mobil-Telefonnummer, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit und Status bezüglich der Arbeitserlaubnis, den Link zu ihrem Mitgliedsprofil in den von uns zur Talent-Identifikation genutzten Karrierenetzwerken,
  • Soziodemografische Angaben:
    z.B. Familienstand und Familiensituation,
  • Angaben zum beruflichen Werdegang und Bildungsweg:
    z.B. berufliche Tätigkeiten (Funktionen, Verantwortungsbereiche, Arbeitgeber), Sprachkenntnisse und sonstige berufsbezogene Fähigkeiten, Studium bzw. Berufsausbildung oder Weiterbildungen (Art, Inhalt und Abschlussnoten) einschließlich Lebenslauf-, Zeugnis- und sonstigen Referenzdokumenten und Zertifikaten,
  • Angaben zu Karrierewünschen:
    z.B. angestrebte Wunschpositionen, -branchen und -arbeitgeber, Gehaltswunsch und aktuelle Gehaltsparameter, frühester Eintrittstermin bzw. Kündigungsfrist, angestrebte Beschäftigungsart (Festanstellung oder freiberufliche Tätigkeit), angestrebte Arbeitsorte und berufliche Mobilität sowie sonstige Informationen, die Sie uns über Ihre beruflichen Interessen zur Verfügung stellen sowie
  • weitere mit diesen Kategorien vergleichbare Daten.

Besondere Arten personenbezogener Daten (z.B. Angaben zu Behinderungen und Gesundheitszustand, Konfession o.ä.) erheben wir nur, sofern der Betroffene eingewilligt hat oder dies aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.

Die o.g. Daten erheben wir auch im direkten Dialog mit Ihnen, z.B. in E-Mails, Telefonaten und sonstigen persönlichen sowie virtuellen Auswahlgesprächen, in denen wir Ihnen konkrete Jobangebote vorstellen und Ihre Passung zu den Vakanzen aufgrund Ihrer Kompetenzen und Potenziale prüfen. Wenn Sie uns hierzu Ihren Lebenslauf, Zeugnisse sowie sonstige Befähigungsnachweise und Referenzen zur Verfügung stellen, erfolgt dies stets freiwillig, wobei wir Ihre personenbezogenen Daten jederzeit vertraulich behandeln. Halten wir Sie für eine(n) aussichtsreiche(n) Kandidatin/Kandidaten und besteht Ihr Interesse, sich von uns als Bewerber(in) für die vorgeschlagenen Vakanzen empfehlen zu lassen, übermitteln wir Ihre o.g. personenbezogenen Daten an die jeweils konkret spezifizierten potenziellen Arbeitgeber zum Zweck der Stellenbesetzung. Unsere Empfehlung an potenzielle Arbeitgeber bedingt Ihre Zustimmung, z.B. erteilt durch das Zusenden Ihrer Unterlagen, zur Verfügungstellung Ihrer personenbezogenen Daten an uns sowie an potenzielle Arbeitgeber.

4. Wofür nutzen wir Ihre Daten – und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir erheben, verarbeiten und speichern Ihre vorstehend beschriebenen personenbezogenen Daten nur, soweit die Vorschriften der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und der örtlichen gesetzlichen Vorschriften, beispielsweise das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu), dies erlauben, um folgende Tätigkeiten auszuführen:

  • unsere Verträge mit Kunden zu erfüllen,
  • individuelle Anfragen zu beantworten,
  • über unsere Dienstleistungen zu informieren,
  • mit aktiv und latent Jobsuchenden in Kontakt zu treten, diesen Kontakt aufrechtzuerhalten, ihnen passende Stellenangebote vorzustellen, ihre Eignung als Bewerber sowie ihre stellenrelevanten Kompetenzen und Potenziale festzustellen und sie mit ihrer ausdrücklichen Erlaubnis an rekrutierende Unternehmen zu empfehlen,
  • aktiv und latent Jobsuchenden auch nach Beendigung ihrer ersten Bewerbungsphase  in welcher sie nicht vermittelt werden konnten  weitere ihrer Qualifikation und ihren Fähigkeiten entsprechenden Stellen- oder Projektangebote zu unterbreiten. Nach Abschluss der ersten Bewerbungsphase und im Falle eines entsprechenden Angebots nehmen wir selbstverständlich vorher Kontakt auf und holen das ausdrückliche Verständnis ein,
  • mit Kandidaten, denen wir eine Stelle vermittelt haben, um den Kontakt aufrechtzuerhalten,
  • unser Geschäft zu führen, evaluieren und optimieren: einschließlich der Entwicklung, Steigerung, Analyse und Verbesserung unserer Dienstleistungen, der Verwaltung unserer Kommunikation, der Durchführung von Datenanalysen und der Erfüllung von Buchhaltungs-, Audit- und sonstigen internen Aufgaben,
  • rechtliche Ansprüche abzuwehren bzw. zu verteidigen und um Klagen abzuwehren,
  • uns abzusichern gegen Betrug sowie um Betrugsversuche und andere unrechtmäßige Aktivitäten, Ansprüche und sonstige Verbindlichkeiten zu erkennen und zu verhindern,
  • geltende rechtliche Anforderungen, einschließlich Branchenstandards, vertragliche Verpflichtungen und unsere Unternehmenspolitik einzuhalten und durchzusetzen.

5. Welche Ihrer personenbezogenen Daten teilen wir mit Dritten – und warum?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

5.1 Weitergabe von Daten an technische Dienstleister

Wir teilen personenbezogene Daten mit ausgewählten Dienstleistern innerhalb der EU, mit denen wir einen EU-DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben, sowie mit ausgewählten Dienstleistern außerhalb der EU, die sich auf die EU-Standard-Klauseln (EU Model Clauses) verpflichtet haben oder Mitglied des EU-U.S. Privacy Shield Framework sind und zusätzlich mit uns einen EU-DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben, damit sie auf dieser Basis in unserem Auftrag entsprechend unserer Weisungen Daten verarbeiten.

5.2 Weitergabe von Daten an potenzielle Arbeitgeber

Wir teilen personenbezogene Daten, die wir gemäß Absatz 3.2 dieser Datenschutzrichtlinie erhoben haben, mit potenziellen Arbeitgebern, die uns explizit mit der Kandidatensuche für konkret spezifizierte Vakanzen beauftragt haben. Vor der Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten haben wir Ihnen umfassende Details zur Stelle und zum Arbeitgeber übermittelt, wir haben mit Ihnen Ihre Passung zur Stelle aufgrund Ihrer Qualifikation und Karriereziele besprochen, und Sie haben uns Ihr ausdrückliches Einverständnis zur Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten an das jeweilige Unternehmen erteilt.

5.3 Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten offenlegen,

  • sofern wir im gesetzlich oder im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens hierzu verpflichtet sind,
  • gegenüber Strafverfolgungsbehörden oder anderen Regierungsbeamten aufgrund eines rechtmäßigen Offenlegungsantrags,
  • wenn wir der Ansicht sind, dass eine Offenlegung notwendig oder angemessen ist, um körperlichen Schaden oder finanziellen Verlust zu verhindern oder im Zusammenhang mit einer mutmaßlichen oder tatsächlichen betrügerischen oder unrechtmäßigen Aktivität.
  • Wir behalten uns auch das Recht vor, personenbezogene Daten, die uns über Sie vorliegen, weiterzugeben, in dem Falle, dass wir unser Geschäft oder unser Vermögen (einschließlich im Falle einer Restrukturierung, Auflösung oder Liquidation) ganz oder teilweise veräußern.

Bei Dritten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) wird der Schutz persönlicher Daten anders gehandhabt als im EWR. In diesen Fällen nehmen wir Sicherheitsmaßnahmen vor (z.B. besondere Vertragsklauseln), damit Ihre personenbezogenen Daten mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden wie im EWR.

Die Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur nach Maßgabe der datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie der jeweiligen Zweckbindung.

6. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir treffen geeignete administrative, technische und physische Sicherheitsmaßnahmen, um die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, gegen versehentliche(n), unrechtmäßige(n) Zerstörung, Verlust, Änderung, Zugriff, Offenlegung oder Nutzung zu schützen.

7. Welche Rechte haben Sie?

Wir wollen so schnell wie möglich auf alle Ihre Fragen antworten. Manchmal kann es dennoch bis zu einen Monat dauern, ehe Sie eine Antwort von uns bekommen – sofern dies gesetzlich zulässig ist. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Erklärung brauchen, informieren wir Sie selbstverständlich vorher, wie lange es dauern wird.

In einigen Fällen können oder dürfen wir keine Auskunft geben. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer zeitnah den Grund für die Verweigerung mit. Sie haben das Recht, Beschwerde einzureichen.

Nachfolgend informieren wir Sie über Ihre Rechte als Interessent, Kunde, Kandidat oder Bewerber hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Einzelheiten ergeben sich aus den jeweiligen Regelungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO, Artikel 15 bis 21):

7.1 Ihr Recht auf Auskunft, Information und Berichtigung

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung Verlagen. Wenn wir Ihre Angaben an Dritte weitergegeben haben, informieren wir diese Dritten über Ihre Berichtigung – sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

7.2 Ihr Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Aus folgenden Gründen können Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen:

  • wenn Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht länger benötigt werden,
  • wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage fehlt,
  • wenn Sie der Verarbeitung widersprechen und es keine überwiegenden, schutzwürdigen Gründe für eine Verarbeitung gibt,
  • wenn ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden,
  • wenn Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden müssen, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Löschung davon abhängt, ob ein legitimer Grund vorliegt, der die Verarbeitung der Daten erforderlich macht.

7.3 Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht, aus einem der folgenden Gründe eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen:

  • wenn die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird und wir die Möglichkeit hatten, die Richtigkeit zu überprüfen,
  • wenn die Verarbeitung nicht rechtmäßig erfolgt und Sie statt der Löschung eine Einschränkung der Nutzung verlangen,
  • wenn wir Ihre Daten nicht mehr für die Zwecke der Verarbeitung benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche brauchen,
  • wenn Sie Widerspruch eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob Ihre Interessen überwiegen.

7.4 Ihr Recht auf Widerspruch

Wir dürfen Ihre Daten aufgrund von berechtigten Interessen oder im öffentlichen Interesse verarbeiten. In diesen Fällen haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Dies gilt auch dann, wenn wir Ihre Daten für unsere Direktwerbung nutzen.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Verarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf Grund einer Interessenabwägung erfolgt.

Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten. Es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung dieser Daten nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen – oder Ihre personenbezogenen Daten dienen der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihr Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

CHIKATO Sales + Recruitment Consulting GmbH
Dreistücken 21
D – 22297 Hamburg
E-Mail: datenschutz@chikato.de

Nutzen Sie gern auch unser Datenschutz-Kontaktformular: Änderung meiner gespeicherten personenbezogenen Daten Mit diesem Formular können Sie sich jederzeit an uns wenden zu Ihrem Recht auf

  • unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung,
  • Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • die Sperrung oder Löschung dieser Daten.

7.5 Ihr Beschwerderecht

In einzelnen Fällen kann es passieren, dass Sie nicht zufrieden sind mit unserer Antwort auf Ihre Anliegen. Dann sind Sie berechtigt, beim Datenschutzbeauftragten von CHIKATO sowie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen.

7.6 Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns gegeben haben, in einem übertragbaren Format zu erhalten.

8. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre Daten nicht länger, als wir sie für die jeweiligen Verwendungszwecke benötigen.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. Gründe hierfür können z.B. folgende sein:

  • Die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen:
    Zu nennen ist hier insbesondere das Handelsgesetzbuch, die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.
  • Das Erhalten von Beweismitteln für rechtliche Auseinandersetzung im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften:
    Zivilrechtliche Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.